BLOG: 6 tips voor startende ondernemers bij het huren van een kantoorruimte

Als startende zelfstandig ondernemer moet je over veel dingen nadenken. Wat ga ik precies aanbieden en verkopen? Hoe ziet de markt eruit? Waar vind ik potentiële klanten? Begin ik een kantoor aan huis óf huur ik een kantoorruimte? Een kantoor aan huis is vaak kostenbesparend, je hebt immers geen reistijd en reiskosten naar je kantoor. Sommige mensen vinden het prettig om aan huis te werken en de ruimte naar eigen wens in te richten. Na verloop van tijd kan het echter zijn dat je kantoorruimte te klein wordt of dat je meer opslagruimte nodig hebt. Daarnaast wil je klanten in een professionele omgeving ontvangen, een kantoor aan huis biedt daar niet altijd de mogelijkheid toe. Het scheiden van je werk- en privéleven, eenzaamheid en het in contact willen komen met andere ondernemers kan ook een rol gaan spelen. Dan kun je kijken of het huren van een kantoorruime in een bedrijfsverzamelgebouw iets voor jou is. In deze blog staan 6 tips voor het huren van jouw (eerste) kantoorruimte.

1.       Bepaal het doel van de kantoorruimte

Voordat je een kantoorruimte gaat huren, is het belangrijk om te bepalen welk huurdoel je hebt. Welke activiteiten wil je gaan doen en wat zijn je ambities? Houd hier bij het zoeken naar kantoorruimte rekening mee.

• ik wil in contact komen met andere ondernemers en bedrijven om mijn netwerk uit te breiden.
• ik wil mijn klanten in een professionele kantoorruimte kunnen ontvangen, omdat ik het belangrijk vind dat klanten mij als professional zien.
• ik wil een kantoorruimte waar de omvang van mijn bedrijf in mee kan groeien.
• ik wil een kantoorruimte waar ik ongestoord mijn werk kan doen.

2.       Bepaal jouw ideale werkplek

Maak op basis van jouw wensen en eisen een checklist waar jouw kantoorruimte of (flex) werkplek in ieder geval aan moet voldoen. Je kunt hierbij denken aan de volgende kenmerken:

• hoeveel m² of aantal werkplekken heb ik nodig;
• wat voor type kantoor heb ik nodig. Denk hierbij aan een kantoorruimte, flex werkplek, tijdelijke kantoorruimte, gesloten kantoorruimte, open kantoorruimte, kantoorkamer,  etage e.d.;
• wil ik een volledig ingerichte ruimte of niet;
• hoe belangrijk vind ik de bereikbaarheid, de reisafstand en de parkeergelegenheid van de kantoorruimte;
• hoe belangrijk vind ik de extra’s zoals een receptie, lunchfaciliteiten, vergaderzalen, liften e.d.

3.       Bepaal de ideale locatie

Een goede locatie van jouw kantoorruimte staat direct in contact met je bedrijfsactiviteiten. Daarnaast beïnvloedt het de bezoekers en/of potentiële klanten van je onderneming. Daarom is het belangrijk om veel aandacht te besteden aan het vinden van de beste locatie voor je bedrijf. Ook is het bepalen van de ideale locatie afhankelijk van je persoonlijke wensen en eisen met betrekking tot de omgeving. De één kiest het liefst voor een vestiging in de binnenstad, terwijl de ander meer waarde hecht aan een goed bereikbare locatie buiten de stad met veel parkeerplaatsen. Bij het bepalen van de ideale locatie voor jouw kantoorruimte kun je onder andere letten op:

• bereikbaarheid;
• parkeergelegenheid;
• concurrentie in de omgeving;
• arbeidsmarkt;
• veiligheid;
• flexibiliteit.

4.       Laat je adviseren

Tijdens de crisis is er veel kantoorruimte vrij gekomen waardoor er ruime keuze is. Dit biedt erg veel kansen voor startende ondernemers die nu een kantoorruimte willen huren. Het grote aanbod kan je tegenwoordig zelfs online terug vinden. Het is verstandig om je te laten adviseren. Kijk bijvoorbeeld in je netwerk of er andere ondernemers zijn die een kantoorruimte huren en vraag naar hun ervaring. Je kan natuurlijk ook een professionele bemiddelaar inschakelen. Op basis van deze informatie kun je een weloverwogen keuze maken.

5.       Blijf flexibel

Als zelfstandig ondernemer, zijn je inkomsten niet altijd zeker. Daarom is het handig om te kiezen voor een flexibel of flexibel-vast huurcontract. Door te kiezen voor een flexibel of een flexibel-vast huurcontract kun je per termijn bekijken of de kantoorruimte nog steeds voldoet aan jouw wensen. Bij een flexibel-vast huurcontract wordt er een vast contract afgesloten met flexibele huurvoorwaarden, bestaande uit een huurtermijn, verlengperiode, opzegtermijn en een mogelijkheid tot tussentijds opzeggen. Indien je geen vaste kantoorruimte of vaste werkplek nodig hebt, is het ook mogelijk om te kiezen voor een tijdelijke kantoorruimte met een flexibel contract. Hierbij betaal je per uur/dag/maand voor de kantoorruimtes en/of werkplekken die je gebruikt. Hierbij maak je gebruik van compleet ingerichte kantoorruimtes.

6.       Ontmoet andere ondernemers en bedrijven

Het leven van een zelfstandig ondernemer kan soms eenzaam zijn. Je onderneemt vaak helemaal alleen, en dat is niet voor iedereen weggelegd. Tegenwoordig hebben steeds meer business centers en bedrijfsverzamelgebouwen een co-working community. Binnen deze gebouwen bevinden zich naast alle kantoor- en werkruimtes, ook gemeenschappelijke ruimtes waar je alle andere ondernemers kan ontmoeten. Bij co-working communities staat het ontmoeten, inspireren en samenwerken centraal. Veel ondernemers vinden het prettig om andere ondernemers te ontmoeten. Niet alleen voor het sociale contact, maar ook zakelijk.

Deze blog is geschreven door Flexizone. Flexizone verhuurt werkplekken met verschillende functies in een creatieve en informele werkomgeving en zorgen voor alle faciliteiten en service. Maar de ondernemers samen vormen ook een community. Kijk op flexizone.nl voor een werkplek bij jou in de buurt.