Geen nieuw btw-id ontvangen? Stuur toch factuur

Per 1 januari 2020 zouden 1,3 miljoen zzp’ers een nieuw btw-id ontvangen, omdat van het oude btw-nummer gemakkelijk het BSN te herleiden is. Dit was behoorlijk fraudegevoelig en gelukkig zijn door de Belastingdienst maatregelen getroffen. Maar de Belastingdienst is in sommige gevallen te laat met het verstrekken van het nieuwe btw-identificatienummer. In dit blog lees je hoe je zonder btw-id toch een factuur verstuurt.

Alle eenmanszaken met een btw-nummer ontvangen een nieuw btw-id en startende ondernemers krijgen direct al een fraudebestendig btw-id. Echter loopt de Belastingdienst achter met het verstrekken van de brieven met de nieuwe btw-id’s. Vooral voor startende ondernemers is dit een probleem. Voorheen kregen zzp’ers na inschrijving bij de KVK meteen een brief mee naar huis met daarin hun btw-nummer. Nu ontvang je 2 weken later een brief in de brievenbus met daarin het btw-id. De Belastingdienst stuurde op 21 januari een bericht uit: “het aantal aanmeldingen van starters is veel groter dan gebruikelijk, de afgifte van het btw-identificatienummer aan startende ondernemers kan in januari langer duren”.

Laat je onderneming gewoon doorgaan

Hoewel ondernemers met ingang van 1 januari verplicht zijn om hun nieuwe btw-id te vermelden op hun facturen, is dat zonder de ontvangen btw-id nogal lastig. Veel ondernemers geven aan geen gedoe te willen met de Belastingdienst omdat ze een factuur zonder btw-id hebben verstuurd en versturen daarom helemaal geen factuur. Het resultaat? Sommige zzp’ers wachten inmiddels al weken op een nieuw btw-id en hebben daardoor nog geen enkele factuur kunnen sturen. Als fulltime zzp’ers geen factuur kunnen sturen en daardoor geen geld ontvangen… Dat is geen fijne financiële start van 2020 én het ondernemerschap. Ons support team kreeg al van verschillende gebruikers gefrustreerde geluiden te horen dat ze hun onderneming op pauze hebben moeten zetten.

Btw-id niet ontvangen: zo stuur je je factuur

En dan nu het goede nieuws. Als ondernemer wil je dat je bedrijf doorgaat. Roel Smelt (CEO Tellow) is daar stellig over: “Dat het bij de Belastingdienst langer duurt, betekent niet dat je niet kunt factureren totdat je het nieuwe btw-id hebt ontvangen. Het ondernemerschap zou hier geen hinder van moeten ondervinden.” En er is wel degelijk een manier waarop je gewoon facturen kunt sturen en je geld ontvangen, zonder btw-id.

Ontvang je betaling zonder btw-id

• Stuur een pro forma factuur. Een pro forma factuur is letterlijk ‘voor de vorm’, het is geen officiële factuur, maar een voorlopig concept. Met een pro forma factuur kan de betaling gewoon plaatsvinden.
• Stel de pro forma factuur op in Word of een tekstverwerker. Stel deze gewoon op zoals officiële facturen. Je noemt de diensten of producten die je hebt verkocht en het bedrag dat je klant je verschuldigd is. Een pro forma factuur hoeft niet te voldoen aan de eisen van de Belastingdienst en is puur bedoeld voor jezelf en deze betaling. Het factuurnummer mag dan ook niet hetzelfde nummer zijn als op de definitieve factuur.
• Zet een regel op de factuur die verklaart waarom je een pro forma factuur stuurt. Bijvoorbeeld:  ‘Deze factuur bevat door de achterstand van de Belastingdienst nog niet het officiële btw-id. Ik zal de officiële factuur na sturen zodra ik deze heb ontvangen.’.
• Let op: op de factuur moet ‘pro forma’ benoemd worden. Noem de titel van de factuur bijvoorbeeld ‘pro forma factuur bouwproject’.
• Zodra jij je nieuwe btw-id hebt ontvangen, stuur je de definitieve factuur naar de klant. Je verstuurt dan een factuur met dezelfde gegevens die je hebt gebruikt in de pro forma factuur, maar dan zonder de vermelding ‘pro forma’ en mét het btw-id en het factuurnummer erop. Deze officiële factuur gebruik je in je administratie en voor de Belastingdienst.

Ben je al langer zzp’er en heb je je nieuwe btw-id nog niet ontvangen? Dan kun je gewoon nog het oude btw-nummer gebruiken totdat je de brief in je brievenbus ontvangt.

Deze blog is geschreven door Charlotte Derksen. Als hoofd copywriter bij Tellow zet ze haar ervaring als freelancer in om ondernemen simpeler en toegankelijker te maken.